會議管理的十五個要素

來源：     作者：吳耿    2009-03-10

     對于舉辦一個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環節諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況，比如突發的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發生的諸如發言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件呢？作為一個專業的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。
      一、 確立明確的目標

      對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

      二、 完善信息的采集與分析

      信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

      三、 追求不斷的創新

      每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

      四、 制定周密的計劃

      無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾。

      五、 實施嚴格的現場管理

      在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）

      六、 結束與細致的總結

      成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。

      七、 爭取優秀，而不是完美

      無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。

      八、 了解會議涉及的行業

      為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。

      九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

      保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。

      十、 記住、顧客永遠是第一

      你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

      十一、合理控制預算

      要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

      十二、最大限度地使用技術

      技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看“多媒體會議包裝”）

      十三、清晰而明確的溝通

      清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？

      十四、成熟的危機管理

      針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
  
      十五、提供足夠的價值

      為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。