會議籌劃者的職責和任務

來源：     作者：吳耿    2009-03-10

　　會議籌劃者的職責：
　　作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性：
　　·善于與人共事　　
　　· 善于注意小節　　
　　· 善于解決問題　　
　　· 善于與人協商　　
　　· 能夠管理會議財務事宜　　
　　· 熟悉酒店運作　　
　　· 能夠安排恰倒好處的菜單　　
　　· 能夠熟練操作電腦　　
　　· 能夠熟練地與視聽服務公司打交道　　
　　· 能妥善接待貴賓和外國客人　　
　　· 熟知各種禮儀　　
　　· 行事果斷、執著
　　

　　會議籌劃者的任務：　　
　　· 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標　　
　　· 制定會議議程
　　· 了解可供使用的場所和設施情況　　
　　· 選擇或提議合適的場所
　　· 檢查并比較各項設施　　
　　· 安排交通事宜　　
　　· 協調會務工作人員的活動　　
　　· 招收、培訓會務人員和廣告人員　　
　　· 制定可行預算或按既定預算安排有關工作　　
　　· 確定各項工作的時間安排　　
　　· 視察選定的場所和設施　　
　　· 與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）　　
　　· 確定印刷公司　　
　　· 安排食品、飲料有關事宜　　
　　· 討價還價　　
　　· 同會議發言人和各位貴賓進行聯系